Tietosuojakäytäntö

Henkilötietojen suojaa koskeva käytäntö 

1.02 versio 29.6.2018 alkaen

 

1. Soveltamisala ja tavoitteet

Unipartner, joka on Portugaliin sijoittautunut tietojärjestelmä- ja teknologiapalveluyritys, joka on suunnattu ensisijaisesti Euroopan markkinoille, varmistaa henkilötietojen suojan keskeisenä osana nykyistä ja tulevaa toimintaansa ja tunnistaa sen erottelijaksi ja liiketoiminnan tuottajaksi, ei pelkästään sen vuoksi, että työntekijöiden, kumppaneiden ja asiakkaiden luottamuksella on merkitystä sen toiminnassa, mutta myös siksi, että tämä käytäntö muodostaa tarjousalueen, joka on osa sen tuote- ja palveluvalikoimaa. 

Tämä henkilötietojen suojaa koskeva käytäntö on kehitetty tavoitteena saada Unipartnerin asiakkaat, työntekijät, alihankkijat ja yhteyshenkilöt tietoisiksi periaatteista, oikeuksista ja velvollisuuksista, jotka on täytettävä henkilötietojen suojan kannalta, ja siitä, miten niitä tulisi noudattaa kaikessa liiketoiminnassa, jossa henkilötietojen käsittely tapahtuu, ja riippumatta Unipartnerin roolista (vastuullinen, yhteinen vastuu tai alihankkija) tällaisessa käsittelyssä. 

Politiikka perustuu edellä mainittuihin oikeudellisiin ja teknisiin standardeihin, joista GDRP erottuu, koska se on spesifinen henkilötietojen suojan alalla ja sen soveltaminen on monialaista, sekä aineellista että alueellista. 

Näiden standardien määräysten hyväksymisessä otetaan huomioon niiden sovellettavuus Unipartnerin toteuttamiin toimiin, tehdyt riskinarvioinnit ja toteutetut strategiset vaihtoehdot, joilla turvataan niiden haltijoiden oikeudet, Unipartnerin ja sen asiakkaiden kestävyys ja sen eriyttäminen yhä vaativammassa, globaalimmassa ja teknologisessa markkinaympäristössä. Tunnistettujen teknisten standardien osalta Unipartner jatkaa sertifioinnin virallistamista tapauksissa, joissa markkinat, joilla se toimii, vaativat sitä tai joissa tätä tekijää pidetään erottelijana, eikä tietenkään ota käyttöön hyviä käytäntöjä, joita se pitää merkityksellisinä ja asianmukaisina henkilötietojen suojan kannalta. 

Politiikka perustui diagnoosiin, johon osallistuivat kaikki sisäiset alueet, tärkeimmät ulkoiset kumppanit ja alihankkijat, ja se oli laatinut joukon erityissäännöksiä, jotka ovat olennainen osa tätä politiikkaa ja joiden tarkoituksena on standardoida oikeudellisiin tutkintotodistuksiin ja teknisiin standardeihin sisältyvien yleisten säännösten täytäntöönpano sekä toimenpiteiden täytäntöönpanosuunnitelma tunnistettu, toiminnallinen väline, jota on ylläpidettävä tästä politiikasta riippumatta. Yksilöityjen toimenpiteiden asteittainen täytäntöönpano ei vaikuta Kahden osapuolen velvoitteiden täyttämiseen, mutta se edistää toimenpiteiden käyttöönottoa ja käytäntöjen kypsyyden kehitystä tehokkaammin. 

 

1.1.Mikä on henkilötietojen suoja  

Luonnollisten henkilöiden suojelu henkilötietojen käsittelyssä on perusoikeus. Euroopan unionin perusoikeuskirjan (perusoikeuskirja) 8 artiklan 1 kohdassa ja Euroopan unionin toiminnasta tehdyn sopimuksen (SEUT) 16 artiklan 1 kohdassa määrätään, että jokaisella on oikeus itseään koskevien henkilötietojen suojaan. 

Tämän asian periaatteilla ja säännöillä pyritään kunnioittamaan luonnollisten henkilöiden perusoikeuksia ja -vapauksia kansallisuudesta tai asuinpaikasta riippumatta ja edistämään vapautta, turvallisuutta ja oikeutta, taloudellista ja sosiaalista kehitystä sekä talouksien lujittamista ja lähentymistä. Euroopan sisämarkkinoilla ja luonnollisten henkilöiden hyvinvoinnin vuoksi. 

Unipartner on vastuussa kaikkien lakisääteisten velvoitteiden noudattamisesta, jotka koskevat henkilötietojen käsittelyä, johon se osallistuu, siinä määrin kuin se osallistuu (vastuun taso, joka määritetään erikseen kunkin henkilötietojen käsittelyn osalta). 

Unipartner teettää henkilötietojen käsittelytoimet alihankintana kumppaniyrityksille. Nämä yritykset voivat myös toimia yhteisvastuullisina, jos ne osallistuvat henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten ja/tai keinojen määrittelyyn. 

Unipartner käsittelee henkilötietoja asiakasyritysten alihankkijana. Se voi myös toimia yhteisvastuullisena, jos se osallistuu henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten ja/tai keinojen määrittelyyn. Unipartner on vastuussa kaikista yrityksiin sovellettavien sitovien sääntöjen rikkomuksista, joihin ovat syyllistyneet asianomaiset yhteisöt, jotka eivät ole sijoittautuneet EU:hun, paitsi jos vahingon aiheuttanut seikka ei johdu Unipartnerista.

​

1.2.Henkilötietojen luonnehdinta ja pääasiallinen käsittely 

1.2.1. External Perspective

Unipartner voi tarjoamiensa palvelujen ja kumppaneidensa ja asiakkaidensa kanssa kehittämiensä hankkeiden puitteissa käsitellä minkä tahansa tyyppisten haltijoiden luokkien henkilötietoja (mukaan lukien erityisryhmät ja tuomiot/rikokset) ja mihin tahansa tarkoitukseen edellyttäen, että kaikkia lakisääteisiä vaatimuksia noudatetaan tiukasti vakiintuneiden sopimusten mukaisesti ja vastuun tasolla (yleensä alihankkijana). 

 

1.2.2. Toimet, jotka eivät kuulu GDRP:n soveltamisalaan 

Unipartner ei harjoita sisäisestä näkökulmasta mitään toimintaa, joka ei kuulu GDRP:n aineelliseen soveltamisalaan, eli toimintaa, joka ei kuulu EU:n lainsäädännön soveltamisalaan, yhteiseen ulko- ja turvallisuuspolitiikkaan tai rikkomusten tutkintaan, paljastamiseen ja syytteeseenpanoon sekä rikosoikeudellisten seuraamusten täytäntöönpanoon. 

Tarjoamiensa palvelujen luonteen vuoksi se voi kuitenkin puuttua näihin poikkeuksiin kuuluvien henkilötietojen käsittelyyn kumppaneidensa ja asiakkaidensa liiketoiminnan yhteydessä. Tämän käytännön määräyksiä sovelletaan myös näissä tapauksissa, kunhan ne eivät ole ristiriidassa niiden erityisjärjestelyjen kanssa, joita sovelletaan näihin henkilötietojen käsittelyyn. 

​

1.2.3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset 

Koska on tärkeää määritellä hoidon tarkoitukset kaikkien järjestelmien tehokkuuden kannalta säännösten noudattamisessa, erityisesti tulkinnan ja soveltamisen yleisyyden kannalta kumppaneiden/asiakkaiden ja omistajien toiminnan ja elämän eri yhteyksissä, Unipartner omaksuu lähestymistavan, joka perustuu seuraaviin periaatteisiin: 

• Toiminnallinen: henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset vastaavat niiden liiketoimintaprosessien tarkoituksia, joiden yhteydessä nämä hoidot tapahtuvat; analyysi- ja viestintätarkoituksia varten nämä (erityiset) tarkoitukset voidaan yhdistää (yleisiin) tarkoituksiin, jotka vastaavat liiketoimintatoimintoja, joihin prosessit sopivat (prosessi sopii yhteen toimintoon); 

• Organisaation supra: tarkoitukset nähdään samalla tavalla riippumatta siitä, minkä tyyppinen interventio organisaatiolla on prosesseissa (esim. asiakas tai palveluntarjoaja); samalla organisaatiolla voi olla eri roolit saman prosessin eri vaiheissa/esiintymissä, ja kaikissa näissä tapauksissa se määrittelee tarkoitukset samalla tavalla.

Koska Se on yhdenmukainen kaikkien näiden periaatteiden kanssa, Unipartner ottaa käyttöön portugalin valtion määrittelemään toiminnalliseen makrorakenteeseen integroidun konsolidoidun luettelon (LC) liiketoimintaprosesseista (LC) viitteeksi henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten määrittelyssä. Tässä mielessä jokainen prosessi / tarkoitus vastaa yhtä liiketoimintaprosessia LC: ssä. 

​

1.2.4. Henkilötietojen siirtäminen ja toimittaminen kolmansille maille ja kansainvälisille järjestöille 

Yksi osapuoli kunnioittaa ja panee täytäntöön säännöksiä, jotka koskevat henkilötietojen suojaa tietojen siirroissa kolmansiin maihin ja kansainvälisille järjestöille, nimittäin Euroopan komission päätöstä kyseisen maan tai kyseisten maiden soveltuvuudesta tietosuojaan tai, ei niiden puuttumisen osalta, siltä osin kuin on kyse takeiden riittävyydestä täytäntöönpanokelpoisten oikeuksien käyttämiseksi ja tehokkaista korjaavista oikeudellisista toimenpiteistä kyseisessä maassa (näissä) maissa. 

• komission päätös tietosuojan riittävyydestä (oikeusvaltioperiaate, riippumattomat valvontaviranomaiset, kansainväliset sitoumukset) 

• Riittävät takeet (ilman lupaa: oikeudellisesti sitova väline, sitovat säännöt, vakiolausekkeet, käytännesäännöt, sertifiointi; valtuutuksella: sopimuslausekkeet, hallinnollisten sopimusten määräykset). 

 

1.2.5. Henkilötietojen käsittelyn rekisteröinti 

Unipartnerilla on tietoja henkilötietojen käsittelytoimista, joihin se puuttuu, ja se sisältää seuraavat tiedot: 

• Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus (liiketoimintaprosessi); 

• Säilytysaika, laskentatapa ja tietojen lopullinen määräpaikka; 

• Haltijoiden, henkilötietojen ja vastaanottajien ryhmät (jos sellaisia on); 

• Yhteiset vastuuhenkilöt ja alihankkijat [alihankkijat] (jos sellaisia on); 

• Henkilötietojen siirrot ja riittävät suojatoimet (tarvittaessa); 

• Ennakkoriskien arviointi ja viite vaikutustenarviointia ja valvontaviranomaisen ennakkokuulemista varten (tarvittaessa); 

• Riskeihin sopivat tekniset ja organisatoriset toimenpiteet. 

 

1.2.6. Sisäinen näkökulma

Sisäisestä näkökulmasta Unipartner ylläpitää tietoja seuraavista aiheista: 

• Työntekijät: Henkilöt, joilla on suoraan Unipartnerin kanssa tehty sopimus; 

• Alihankkijat: yksittäiset henkilöt, jotka on teetetty alihankintana Unipartner-kumppaneille ja jotka osallistuvat pääasiassa projektien ja palvelujen toimittamiseen, mutta pystyvät myös tukemaan muita toimintoja organisaatiossa; 

• Kumppanit: henkilöt, jotka suorittavat toimintoja kumppaniyrityksissä, joilla on suora suhde Unipartneriin; 

• Asiakkaat: yksittäiset henkilöt, jotka suorittavat toimintoja asiakasyrityksissä, joilla on suora suhde Unipartneriin; 

• Yhteystiedot: yksittäiset ihmiset, jotka eivät kuulu edellisiin luokkiin, voivat tulevaisuudessa kuulua johonkin näistä luokista (esim. ehdokas, potentiaalinen asiakas). 

Unipartner ei tällä hetkellä tarjoa palveluja suoraan yksittäisille asiakkaille eikä näin ollen tarjoa tietoyhteiskunnan palveluja (alle 16-vuotiaille) lapsille. 

Tässä perspektiivissä suoritettu henkilötietojen käsittely johtuu pääasiassa: 

• Oikeudellinen velvoite: lakisääteisten säännösten noudattaminen julkisten elinten ja palvelujen kanssa; 

• Sopimusten toteuttaminen: sopimusten muodostaminen ja toteuttaminen työntekijöiden, alihankkijoiden, kumppaneiden ja asiakkaiden kanssa; 

• Oikeutettu etu: institutionaalinen viestintä, tuotteiden ja palvelujen markkinointi. 

On myös hoitoja, jotka perustuvat elintärkeisiin etuihin ja suostumukseen. 

Unipartner ylläpitää ja käsittelee vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat riittäviä, olennaisia ja rajoittuvat siihen, mikä on tarpeen tarkoituksiin. Unipartner ei käsittele tietoja erityisistä luokista tai tuomioista/rikoksista, paitsi seuraavissa tapauksissa: 

• Rotu tai etninen alkuperä, sikäli kuin se voidaan tunnistaa haltijan kuvan (esimerkiksi valokuvan) avulla; 

• Biometriset tiedot (tunnistetiedot), joita käytetään yksinomaan Unipartnerin ja/tai sen kumppaneiden/asiakkaiden tiloihin pääsyn valvontaan ja (tarvittaessa) läsnäolon hallintaan; 

• Terveystiedot, jos lakisääteinen velvoite, omistajan tai kolmansien osapuolten elintärkeä etu sitä vaatii tai jos niitä käsitellään suostumuksella; 

• Tuomiot/rikokset, jos lakisääteinen velvoite sitä edellyttää tai jos niitä käsitellään suostumuksella. 

Unipartner kehittää toimintaa EU:n ulkopuolelle sijoittautuneiden kumppaneiden ja asiakkaiden kanssa kunnioittaen ja valvoen kuhunkin yksittäiseen tapaukseen sovellettavia säännöksiä. 

 

1.3. Haltijoiden oikeudet

Henkilötietojen suojan piiriin kuuluvilla haltijoilla on seuraavat oikeudet: 

• Tiedot: ilmoitettava haltijalle vastuussa olevista, tarkoituksista, luokista, vastaanottajista, takuista, määräajoista, oikeuksista, automaattisista päätöksistä ja lähteistä, jos he eivät ole vielä olleet tietoisia siitä, ja säästävät suhteetonta vaivaa; 

• Pääsy: ilmoitetaan, onko käsiteltäviä tietoja; jos näin on, annettava pääsy käsiteltäviin tietoihin ja tiedotettava tarkoituksista, luokista, vastaanottajista, takuista, määräajoista, oikeuksista, oikeuksista ja automaattisista päätöksistä; toimittaa pyydettäessä muita jäljennöksiä (voi olla maksullinen); 

• Oikaisu: oikaistaan käsiteltävät epätarkat tai puutteelliset tiedot ilman aiheetonta viivytystä; 

• Tietojen poistaminen: poistetaan tiedot ilman aiheetonta viivytystä, jos se ei ole tarpeen, ilman suostumusta, vastustusta, vahingonkorvausta, oikeudellisia velvoitteita ja tietoyhteiskunnan palveluja, lukuun ottamatta sananvapautta ja tiedonvälityksen vapautta, oikeudellista velvoitetta, kansanterveyttä, yleistä etua koskevia asiakirjoja, tutkimuksia tieteellisiä/historiallisia, tilastollisia tai ilmoituksia, oikeuksien käyttämistä tai puolustamista oikeudenkäynneissä; ilmoitettava vastuussa oleville siirretyistä tai julkistetuista tiedoista kohtuullisin toimenpitein, lukuun ottamatta suhteettomia ponnisteluja; 

• Siirrettävyys: toimittaa haltijalle tai muut haltijan toimittamat vastuulliset tiedot jäsennellyssä muodossa, nykyisessä käytössä ja automaattisesti luetaan, jos käsittely on automaattista ja siihen suostuttua; ei koske yleisen edun tai viranomaisen kohtelua; 

• Suostumus: hoitaa tai lopettaa hoito; suostumuksen on oltava vapaa, tietoinen, täsmällinen ja nimenomainen; jos lapsi ja tietoyhteiskunnan palvelu edellyttävät vanhempainoikeuksien haltijan suostumusta tai lupaa, ottaen huomioon käytettävissä oleva tekniikka; 

• Rajoitus: rajoittaa hoidot oikeuksien säilyttämiseen, suostumukseen, julistamiseen, käyttämiseen tai puolustamiseen oikeudenkäynneissä tai yleisen edun nimissä, jos kyseessä on epätarkkuus, laiton, tarpeeton tai vastustus; ilmoittaa vastaanottajille siirretyistä tiedoista, säästää suhteetonta vaivaa; 

• Väite: hoitojen lopettaminen omistajan erityistilanteen vuoksi, kun se on perusteltua yleisen edun tai viranomaisen, oikeutetun edun tai yhteensopivuuden vuoksi, mukaan lukien suoramarkkinointi, lukuun ottamatta pakottavia syitä tai ilmoitusta, harjoittamista tai puolustamista oikeusprosessissa; jos tieteelliset/historialliset tai tilastolliset tutkimukset, yleinen etu on edelleen varattu; 

• Ei-yksinomainen alistaminen: varmistaa ihmisen puuttuminen automaattiseen päätökseen, jolla on vaikutuksia haltijan oikeudelliseen tai samankaltaiseen alaan, lukuun ottamatta jäsenvaltion tai unionin lainsäädännössä tai suostumuksella sallitun sopimuksen täytäntöönpanoa; jos erityiset luokat, lukuun ottamatta suostumusta ja yleistä etua; 

• Valitus: vaatia vastuuhenkilön/alihankkijan valvontaviranomaista; 

• Oikeustoimet: ryhdy oikeustoimiin valvontaviranomaisen tai vastuullisen/alihankkijan suhteen. 

​

1.4 Tietojen säilyttäminen ja sitä täydentävät käsittelyt

Henkilötietojen säilyttäminen ja lisäkäsittelyt, joita tällaisiin tietoihin voidaan soveltaa, johtuvat sen liiketoimintaympäristön erityisistä näkökohdista, jossa niitä pääasiassa käsiteltiin. Henkilötietojen suojaaminen näissä vaiheissa edellyttää järjestelmällistä lähestymistapaa, jota kaikki yksiköt, jotka ovat osallistuneet näihin pääprosesseihin tai joilla on ollut pääsy niihin vastaanottajina, voivat soveltaa johdonmukaisesti. 

​

1.4.1. Lähestymistapa tiedonhallintaan 

Unipartnerin ja yhteistyökumppaneiden/asiakkaiden liiketoiminnan yhteydessä kerättyjä/tuotettuja tietoja, joihin Unipartner puuttuu, hallinnoidaan yhteisten sääntöjen mukaisesti, jotka on määritelty kriteerien perusteella: 

• Toiminnallinen liiketoimintaprosessin mukaan, jonka yhteydessä tiedot siepataan / tuotetaan, sekä kontekstin, jossa tämä liiketoimintaprosessi on integroitu; siksi temaattiset, typologiset ja/tai orgaaniset kriteerit on suljettu pois, jotka yleisesti käytetystä huolimatta perustuvat tiettyihin näkökulmiin tai ovat lyhytaikaisempia kuin organisaation suorittamat prosessit; 

• Supra organisatorinen, sikäli kuin niitä sovelletaan tasapuolisesti riippumatta siitä, minkä tyyppinen interventio organisaatiolla on prosesseissa (esim. asiakas tai palveluntarjoaja); 

• Arvot, jotka määrittävät tiedon elinkaaren (jatkumon) jokaiselle vaiheelle sen ensisijaiset ja toissijaiset arvot; Sillä pyritään varmistamaan, että arvokasta tietoa säilytetään ja että ei-arvokas tieto poistetaan, millä varmistetaan resurssien tehokas käyttö ja suurempi tehokkuus taustalla olevien riskien hallinnassa. 

Henkilötiedot ovat erottamaton osa näitä tietoja, ja niitä ylläpidetään (yleensä) niiden menetelmille, joihin ne liittyvät, vahvistettujen ajanjaksojen ajan, koska niitä pidetään tarpeellisina ottaen huomioon niiden keräämisen pääasialliset käsittelytarkoitukset, jotka oikeuttivat niiden keräämisen, ja täydentävät niitä, kun pääkäsittelyistä johtuvat oikeudet, vapaudet, velvoitteet ja/tai vastuut vallitsevat (mukaan lukien ilmoittaminen, oikeuksien käyttäminen tai puolustaminen oikeudenkäynneissä). 

Henkilötietoja voidaan säilyttää pidempään, jos se on tarpeen yleistä etua koskevia arkistointitarkoituksia, tieteellistä tai historiallista tutkimusta tai tilastollisia tarkoituksia varten. 

​

1.4.2 Tietojen elinkaari 

Siksi otetaan huomioon seuraavat tiedon elinkaaren vaiheet: